Dopuszczalność udziału przedstawicieli związków zawodowych w pracach komisji socjalnej na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych.

Przepisy prawa przyznają przedstawicielom związków zawodowych uprawnienia związane z w szczególności z ustalaniem zasad wykorzystywania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), w tym podziału środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności.

Przedstawiciele związków zawodowych u wielu pracodawców powołując się na to uprawnienie żądają dopuszczenia do uczestnictwa w pracach komisji socjalnej. Przepisy nie określają jednak, na czym ma polegać uzgadnianie przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową. Z uwagi na fakt, że przyznawanie świadczeń z ZFŚS wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia pracowników, należy rozważyć, czy dopuszczenie przedstawicieli związków zawodowych do udziału w pracach komisji socjalnej oraz zapoznawania się z dokumentami, w tym danymi osobowymi zawartymi we wniosku o udzielenie świadczenia z ZFŚS, jest dopuszczalne w świetle przepisów o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z treścią art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U.  z 2019 r. poz. 263 j.t.) zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podziału środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Z kolei zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu, przyznawanie pracownikom świadczeń z ZFŚS dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Przepisy powszechnie obowiązującego prawa nakładają zatem na pracodawcę obowiązek uzgodnienia regulaminu przyznawania świadczeń z ZFŚS z zakładową organizacją związkową, a ponadto uzgadniania przyznawania świadczeń z tą organizacją. Przepisy nie określają jednak, na czym ma polegać uzgadnianie przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową. Należy zatem rozważyć, czy na pracodawcy ciąży obowiązek uzgadniania każdej indywidualnej kwestii dotyczącej świadczeń socjalnych przyznawanych każdemu konkretnemu pracownikowi.

W praktyce regulaminy ZFŚS przewidują uczestnictwo w pracach zakładowej komisji socjalnej przedstawicieli związków zawodowych. W literaturze wskazuje się, że wystarczające jest uzgodnienie konkretnych mechanizmów i kryteriów przyznawania oraz dystrybucji świadczeń, w szczególności ze wskazaniem kwot przeznaczanych na poszczególne cele, natomiast nie wydaje się uzasadnione uzgadnianie ze związkiem każdej indywidualnej decyzji o przyznaniu konkretnemu pracownikowi określonego świadczenia, przy czym uznaje się za wystarczający udział przedstawicieli związku zawodowego w komisji socjalnej podejmującej decyzje w kwestii przyznawania świadczeń z ZFŚS (tak K.W. Baran [w:] Zbiorowe prawo pracy. Komentarz, Warszawa 2010).

Z kolei zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego, wyrażonym w wyroku z dnia 6 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 135/09, związek zawodowy może wskazać osoby, które miałyby go reprezentować w komisji socjalnej, o ile uprawnienie takie zostało przyznane związkowi zawodowemu na podstawie regulaminu ZFŚS.

Wobec powyższego należy uznać, że udział przedstawiciela organizacji związkowej w pracach komisji socjalnej jest dopuszczalny (o ile regulamin ZFŚS przewiduje uczestnictwo w pracach zakładowej komisji socjalnej przedstawicieli związków zawodowych), ale nie jest równoznaczny z obowiązkiem uzgadniania każdej indywidualnej kwestii dotyczącej świadczeń socjalnych przyznawanych każdemu konkretnemu pracownikowi. 

W tym miejscu warto również wskazać, że art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2018 poz. 1316) przyznaje związkom zawodowym prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz. Wobec powyższego, naruszenie obowiązku uzgodnienia regulaminu przyznawania świadczeń z ZFŚS z zakładową organizacją związkową, uzgadniania przyznawania świadczeń z tą organizacją lub przyznawania świadczeń w sposób sprzeczny z regulaminem ZFŚS może skutkować wystąpieniem związków zawodowych do sądu z wnioskiem o zwrot środków.

Jak zostało wyżej wskazane, przyznawanie świadczeń z ZFŚS wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia pracowników. Uczestnictwo przedstawiciela związku zawodowego w pracach komisji socjalnej wiązać się będzie zatem z ujawnieniem mu danych osobowych pracownika ubiegającego się o świadczenie z ZFŚS. Ujawnienie danych osobowych zawartych w dokumentach składanych w celach niezbędnych do przyznania świadczeń z ZFŚS przedstawicielom związku jest jednak niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy polegającego na uzgadnianiu przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zw. z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U.  z 2019 r. poz. 263 j.t.). Wobec powyższego, dopuszczenie przedstawicieli zakładowej organizacji związkowej do prac komisji socjalnej należy uznać za dopuszczalne w świetle przepisów o ochronie danych osobowych. Wówczas przedstawiciele zakładowej organizacji związkowej powinni zostać uznani za odbiorców danych w rozumieniu art. 4 pkt 9 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dla zapewnienia poufności danych zawartych we wniosku o przyznanie świadczenia z ZFŚS, przedstawiciele zakładowej organizacji związkowej uczestniczący w pracach komisji powinni zostać zobowiązani do zachowania w tajemnicy danych ujawnionych w związku z udziałem w pracach komisji socjalnej. Ponadto, osoby te powinny uzyskać dostęp do danych wyłącznie w trakcie prac komisji socjalnej polegający jedynie na możliwości zapoznania się z danymi oraz ich przeglądania podczas prac komisji socjalnej. Oznacza to, że przedstawiciel zakładowej organizacji związkowej uczestniczący w pracach komisji nie powinien otrzymywać kopii dokumentów składanych w celach niezbędnych do przyznania świadczeń z ZFŚS, a żadne dokumenty i dane nie powinny być mu przekazywane ani w formie elektronicznej, ani papierowej poza pracami komisji socjalnej, tak aby po zakończeniu prac komisji osoba ta nie miała żadnej możliwości dostępu i przetwarzania (w tym przechowywania i niszczenia) danych po zakończeniu prac komisji.
 

Karolina Kuliowska - Specjalizuje się w ochronie danych osobowych, w szczególności w zakresie przetwarzania danych osobowych w  rekrutacji i zatrudnieniu, a także w  dziedzinie cyberbezpieczeństwa, ochrony informacji oraz prawa własności intelektualnej i  nowych technologii. 
Posiada bogate doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów zgodności z  wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Brała udział w ponad 50 projektach dostosowawczych do wymogów RODO podmiotów z  branży ubezpieczeniowej, farmaceutycznej, e-commerce, medialnej, produkcyjnej, motoryzacyjnej, energetycznej, budowlanej i innych. Świadczy na rzecz klientów ZP usługi bieżącego wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, obejmujące także przeprowadzanie szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem przetwarzania danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu.
Świadczyła usługi bieżącego wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, w ramach secondmentu dla spółki będącej producentem samochodów zatrudniającej ponad 10 000 osób, obejmujące w szczególności wsparcie w  zakresie tworzenia i zmian procesów HR, w tym związanych z współpracą z agencjami zatrudnienia i pracy tymczasowej, jak również innymi zewnętrznymi podmiotami świadczącymi usługi kadrowe i rekrutacyjne.
Autorka publikacji naukowych z zakresu ochrony danych osobowych i prawa własności intelektualnej, w tym współautorka monografii RODO. Ochrona danych osobowych w  zatrudnieniu ze wzorami oraz prelegentka na ogólnopolskich i  międzynarodowych konferencjach naukowych dotyczących obszaru ochrony danych osobowych, prawa pracy, nowych technologii i  własności intelektualnej. Laureatka stypendium ministra za wybitne osiągnięcia naukowe.

Zięba i Partnerzy (Z&P) to pełnozakresowa firma prawnicza z bogatym doświadczeniem i wiodącymi prawnikami w obszarach Prawa Korporacyjnego, Fuzji i Przejęć, Rynków Kapitałowych, Prawa Nowych Technologii i Własności Intelektualnej, Ochrony Danych Osobowych i Cyberbezpieczeństwa, Rozwiązywania Sporów, Prawa Nieruchomości, Prawa Energetycznego i Zasobów Naturalnych, Infrastruktury i Budownictwa, Handlu Detalicznego i FMCG oraz Prawa Podatkowego. Z&P posiada dwa biura: jedno w Warszawie przy ul. Poznańskiej 37, a drugie w Krakowie przy ul. Pilotów 2E. Charakteryzują nas: łączenie prawa i biznesu, nieszablonowe rozwiązania, dbałość o szczegóły, najwyższe standardy, staranność i szacunek dla naszych Klientów.

office@ziebapartners.com

www.ziebapartners.com


REKLAMA

Kalendarz Wydarzeń / Koncertów / Imprez w Warszawie

kiedy
2019-06-19 19:00
miejsce
Klub Hybrydy, Warszawa, Złota 7/9
wstęp biletowany
kiedy
2019-06-19 20:00
miejsce
MAKULATURA, Warszawa, Chmielna 5
wstęp biletowany
kiedy
2019-06-20 19:00
miejsce
Teatr Imka, Warszawa, M....
wstęp biletowany
kiedy
2019-06-20 20:00
miejsce
Chłopskie jadło, Warszawa,...
wstęp biletowany




Szanowny Czytelniku!

Przypominamy podstawowe informacje z zakresu przetwarzania danych dostarczanych przez Ciebie podczas korzystania z naszych serwisów.
Zamykając ten komunikat (kliknięcie w przycisk "Przejdź Dalej" lub "X"), zgadzasz się na wskazane poniżej działania.


Stosowanie plików cookies i innych technologii

Wraz z naszymi partnerami stosujemy pliki cookies (ciasteczka) i inne pokrewne technologie, które mają na celu:
- Zapewnienie bezpieczeństwa podczas korzystania z naszych stron
- Ulepszenie świadczonych przez nas usług poprzez wykorzystanie danych w celach analitycznych i statystycznych
- Poznanie Twoich preferencji na podstawie sposobu korzystania z naszych serwisów
- Wyświetlanie spersonalizowanych reklam, które odpowiadają Twoim zainteresowaniom

Zakres wykorzystywania plików cookies możesz określić w ustawieniach Twojej przeglądarki. Bez wprowadzenia zmian ustawień, informacje w plikach cookies mogą być zapisywane w pamięci Twojego urządzenia.


Administratorzy danych

Administratorem tych danych jesteśmy my, czyli Twoje-Miasto Sp. z o.o., ul. Legionów 57A 86-300 Grudziądz jak również nasi Zaufani Partnerzy z którymi współpracujemy. Najczęściej ta współpraca ma na celu dostosowywanie reklam, które widzisz na naszych stronach do Twoich potrzeb i zainteresowań oraz wykonywanie różnych badań mających na celu polepszanie usług internetowych i dostosowywanie ich do potrzeb użytkowników. Szczegółowe informacje dotyczące administratorów znajdują się w Polityce Prywatności.


Jak wykorzystujemy Twoje dane

W ramach świadczonych przez nas usług staramy się wyświetlać reklamy odpowiadające Twoim zainteresowaniom, które dotyczą naszych produktów oraz produktów klientów korzystających z naszych usług reklamowych (marketing bezpośredni). W tym celu wykorzystujemy informacje zapisywane w plikach cookies, które otrzymujemy podczas korzystania z naszych stron. Nasze działania podejmowane są zgodnie z obowiązującym prawem w ramach tzw. uzasadnionego interesu administratora danych, ponieważ chcemy, by wszystkie nasze usługi, w tym wyświetlane reklamy, były najlepiej dopasowane do potrzeb użytkownika.


Wykorzystywanie Twoich danych przez naszych partnerów

Podobne działania w celach marketingowych podejmują nasi Zaufani Partnerzy, którym udostępniamy powierzchnię reklamową na naszych stronach. Wśród Zaufanych Partnerów znajdują się dostawcy technologii reklamowej, sieci reklamowe, domy mediowe, agencje interaktywne oraz reklamodawcy.
Nasi partnerzy gromadzą i wykorzystują informacje określające Twój sposób korzystania z naszych serwisów. Dzięki temu wyświetlają reklamy najbardziej dopasowane do uzyskanych informacji oraz udostępniają je innym podmiotom wyświetlającym lub zlecającym reklamę w Internecie.
W związku z reformą prawa ochrony danych osobowych nasi partnerzy potrzebują Twojej zgody na działania, których dokonują na naszych stronach. W przypadku jej udzielenia nasi partnerzy będą mogli, w ramach uzasadnionego interesu, wykorzystać Twoje informacje także dla celów analitycznych służących ocenie skuteczności podejmowanych działań marketingowych.
Pamiętaj, że ewentualna zgoda jest Twoją dobrowolną decyzją, natomiast brak jej udzielenia może wpłynąć na Twój komfort korzystania z naszych serwisów. Reklamy nieodpowiadające zainteresowaniom użytkownika są nie tylko nieatrakcyjne, ale i drażniące dla odbiorcy.

Zgodę możesz udzielić poprzez zamknięcie tego komunikatu (kliknięcie w przycisk "Przejdź do serwisu" lub "X"). Udzieloną zgodę możesz w każdej chwili wycofać, co jednak nie będzie równoznaczne z tym, że korzystanie z tych informacji do czasu wycofania zgody było niezgodne z prawem.


Jakie masz prawa?

Masz pełne prawo do zgłoszenia podmiotowi wykorzystującemu Twoje dane osobowe żądania dostępu do tych informacji, ich poprawiania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Pamiętaj jednak, że nie w każdym przypadku możliwe jest zrealizowanie Twoich praw w odniesieniu do informacji zapisanych w plikach cookies.

Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

email:
hasło:
 
bezpieczne logowanie SSL
zapomniałem hasła | zarejestruj się