Zmiana siedziby firmy: jak poradzić sobie z przeprowadzką?

Wybór miejsca i odpowiedniego terminu

Kiedy już zostanie wybrana nowa siedziba firmy i wszystkie prace remontowo-wykończeniowe zostaną zakończone, pora na przeprowadzkę. Aby wszystko poszło sprawnie, przede wszystkim należy wybrać najdogodniejszy termin. Najlepiej jeśli będzie to okres mniejszej aktywności, gdy pracownicy nie są przytłoczeni obowiązkami zawodowymi lub czas wolny np. weekend (http://mojafirma.infor.pl/manager/zarzadzanie-zespolem/312244,Przeprowadzka-biura--jak-to-zrobic-sprawnie-i-szybko.html). Czas, gdy biuro realizuje duży projekt, nie będzie dobry – wprowadzi dezorganizację oraz może pociągać za sobą późniejsze trudności np. w odnajdywaniu potrzebnych dokumentów.

Pełna informacja

Kierownictwo powinno udzielić pracownikom pełnej informacji o terminie przeprowadzki i nowej siedzibie. Warto podkreślić zalety płynące z nowej lokalizacji i należy to zrobić odpowiednie wcześnie, aby zatrudnieni zdążyli oswoić się z nową perspektywą i nabrać do niej pozytywnego stosunku.
Bezwzględnie należy poinformować o planowanej zmianie siedziby wszystkich klientów i kontrahentów. Warto zrobić to telefonicznie, listownie oraz wspominać (nie nachalnie, ale wyraźnie) w trakcie kontaktów biznesowych. Zadbanie, aby informacja ta trafiła do każdej zainteresowanej osoby, jest niezwykle istotne.

Organizacja przeprowadzki

Mamy tutaj do dyspozycji dwa rozwiązania. Pierwszym jest wyznaczenie wśród pracowników grupy odpowiedzialnej za przeprowadzkę, która będzie koordynować pakowanie i oznaczanie poszczególnych urządzeń biurowych. Warto, aby każdy pracownik był osobiście zaangażowany i samodzielnie spakował swoje stanowisko pracy, aby zminimalizować ryzyko późniejszej dezorganizacji. Jest to również świetna okazja do uporządkowania dokumentów i akt, posegregowania ich oraz sporządzenia ogólnej inwentaryzacji sprzętu.
Drugą możliwością jest skorzystanie z usług firmy, która zajmuje się relokacjami i przeprowadzkami firm. Ofertę taką można odnaleźć na www.interbiuro.pl. Jest to rozwiązanie o tyle wygodne, że doświadczony zespół zajmie się fachowym pakowaniem, transportem oraz wypakowaniem wyposażenia, wobec czego znacznie odciąży to pracowników firmy zmieniającej siedzibę oraz zminimalizuje związany z tym stres.