Dopuszczalność udziału przedstawicieli związków zawodowych w pracach komisji socjalnej na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych.

Przepisy prawa przyznają przedstawicielom związków zawodowych uprawnienia związane z w szczególności z ustalaniem zasad wykorzystywania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), w tym podziału środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności.
REKLAMA
Przedstawiciele związków zawodowych u wielu pracodawców powołując się na to uprawnienie żądają dopuszczenia do uczestnictwa w pracach komisji socjalnej. Przepisy nie określają jednak, na czym ma polegać uzgadnianie przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową. Z uwagi na fakt, że przyznawanie świadczeń z ZFŚS wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia pracowników, należy rozważyć, czy dopuszczenie przedstawicieli związków zawodowych do udziału w pracach komisji socjalnej oraz zapoznawania się z dokumentami, w tym danymi osobowymi zawartymi we wniosku o udzielenie świadczenia z ZFŚS, jest dopuszczalne w świetle przepisów o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z treścią art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U.  z 2019 r. poz. 263 j.t.) zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podziału środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Z kolei zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu, przyznawanie pracownikom świadczeń z ZFŚS dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Przepisy powszechnie obowiązującego prawa nakładają zatem na pracodawcę obowiązek uzgodnienia regulaminu przyznawania świadczeń z ZFŚS z zakładową organizacją związkową, a ponadto uzgadniania przyznawania świadczeń z tą organizacją. Przepisy nie określają jednak, na czym ma polegać uzgadnianie przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową. Należy zatem rozważyć, czy na pracodawcy ciąży obowiązek uzgadniania każdej indywidualnej kwestii dotyczącej świadczeń socjalnych przyznawanych każdemu konkretnemu pracownikowi.

W praktyce regulaminy ZFŚS przewidują uczestnictwo w pracach zakładowej komisji socjalnej przedstawicieli związków zawodowych. W literaturze wskazuje się, że wystarczające jest uzgodnienie konkretnych mechanizmów i kryteriów przyznawania oraz dystrybucji świadczeń, w szczególności ze wskazaniem kwot przeznaczanych na poszczególne cele, natomiast nie wydaje się uzasadnione uzgadnianie ze związkiem każdej indywidualnej decyzji o przyznaniu konkretnemu pracownikowi określonego świadczenia, przy czym uznaje się za wystarczający udział przedstawicieli związku zawodowego w komisji socjalnej podejmującej decyzje w kwestii przyznawania świadczeń z ZFŚS (tak K.W. Baran [w:] Zbiorowe prawo pracy. Komentarz, Warszawa 2010).

Z kolei zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego, wyrażonym w wyroku z dnia 6 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 135/09, związek zawodowy może wskazać osoby, które miałyby go reprezentować w komisji socjalnej, o ile uprawnienie takie zostało przyznane związkowi zawodowemu na podstawie regulaminu ZFŚS.

Wobec powyższego należy uznać, że udział przedstawiciela organizacji związkowej w pracach komisji socjalnej jest dopuszczalny (o ile regulamin ZFŚS przewiduje uczestnictwo w pracach zakładowej komisji socjalnej przedstawicieli związków zawodowych), ale nie jest równoznaczny z obowiązkiem uzgadniania każdej indywidualnej kwestii dotyczącej świadczeń socjalnych przyznawanych każdemu konkretnemu pracownikowi. 

W tym miejscu warto również wskazać, że art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2018 poz. 1316) przyznaje związkom zawodowym prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz. Wobec powyższego, naruszenie obowiązku uzgodnienia regulaminu przyznawania świadczeń z ZFŚS z zakładową organizacją związkową, uzgadniania przyznawania świadczeń z tą organizacją lub przyznawania świadczeń w sposób sprzeczny z regulaminem ZFŚS może skutkować wystąpieniem związków zawodowych do sądu z wnioskiem o zwrot środków.

Jak zostało wyżej wskazane, przyznawanie świadczeń z ZFŚS wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia pracowników. Uczestnictwo przedstawiciela związku zawodowego w pracach komisji socjalnej wiązać się będzie zatem z ujawnieniem mu danych osobowych pracownika ubiegającego się o świadczenie z ZFŚS. Ujawnienie danych osobowych zawartych w dokumentach składanych w celach niezbędnych do przyznania świadczeń z ZFŚS przedstawicielom związku jest jednak niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy polegającego na uzgadnianiu przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zw. z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U.  z 2019 r. poz. 263 j.t.). Wobec powyższego, dopuszczenie przedstawicieli zakładowej organizacji związkowej do prac komisji socjalnej należy uznać za dopuszczalne w świetle przepisów o ochronie danych osobowych. Wówczas przedstawiciele zakładowej organizacji związkowej powinni zostać uznani za odbiorców danych w rozumieniu art. 4 pkt 9 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dla zapewnienia poufności danych zawartych we wniosku o przyznanie świadczenia z ZFŚS, przedstawiciele zakładowej organizacji związkowej uczestniczący w pracach komisji powinni zostać zobowiązani do zachowania w tajemnicy danych ujawnionych w związku z udziałem w pracach komisji socjalnej. Ponadto, osoby te powinny uzyskać dostęp do danych wyłącznie w trakcie prac komisji socjalnej polegający jedynie na możliwości zapoznania się z danymi oraz ich przeglądania podczas prac komisji socjalnej. Oznacza to, że przedstawiciel zakładowej organizacji związkowej uczestniczący w pracach komisji nie powinien otrzymywać kopii dokumentów składanych w celach niezbędnych do przyznania świadczeń z ZFŚS, a żadne dokumenty i dane nie powinny być mu przekazywane ani w formie elektronicznej, ani papierowej poza pracami komisji socjalnej, tak aby po zakończeniu prac komisji osoba ta nie miała żadnej możliwości dostępu i przetwarzania (w tym przechowywania i niszczenia) danych po zakończeniu prac komisji.
 

Karolina Kuliowska - Specjalizuje się w ochronie danych osobowych, w szczególności w zakresie przetwarzania danych osobowych w  rekrutacji i zatrudnieniu, a także w  dziedzinie cyberbezpieczeństwa, ochrony informacji oraz prawa własności intelektualnej i  nowych technologii. 
Posiada bogate doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów zgodności z  wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Brała udział w ponad 50 projektach dostosowawczych do wymogów RODO podmiotów z  branży ubezpieczeniowej, farmaceutycznej, e-commerce, medialnej, produkcyjnej, motoryzacyjnej, energetycznej, budowlanej i innych. Świadczy na rzecz klientów ZP usługi bieżącego wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, obejmujące także przeprowadzanie szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem przetwarzania danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu.
Świadczyła usługi bieżącego wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, w ramach secondmentu dla spółki będącej producentem samochodów zatrudniającej ponad 10 000 osób, obejmujące w szczególności wsparcie w  zakresie tworzenia i zmian procesów HR, w tym związanych z współpracą z agencjami zatrudnienia i pracy tymczasowej, jak również innymi zewnętrznymi podmiotami świadczącymi usługi kadrowe i rekrutacyjne.
Autorka publikacji naukowych z zakresu ochrony danych osobowych i prawa własności intelektualnej, w tym współautorka monografii RODO. Ochrona danych osobowych w  zatrudnieniu ze wzorami oraz prelegentka na ogólnopolskich i  międzynarodowych konferencjach naukowych dotyczących obszaru ochrony danych osobowych, prawa pracy, nowych technologii i  własności intelektualnej. Laureatka stypendium ministra za wybitne osiągnięcia naukowe.

Zięba i Partnerzy (Z&P) to pełnozakresowa firma prawnicza z bogatym doświadczeniem i wiodącymi prawnikami w obszarach Prawa Korporacyjnego, Fuzji i Przejęć, Rynków Kapitałowych, Prawa Nowych Technologii i Własności Intelektualnej, Ochrony Danych Osobowych i Cyberbezpieczeństwa, Rozwiązywania Sporów, Prawa Nieruchomości, Prawa Energetycznego i Zasobów Naturalnych, Infrastruktury i Budownictwa, Handlu Detalicznego i FMCG oraz Prawa Podatkowego. Z&P posiada dwa biura: jedno w Warszawie przy ul. Poznańskiej 37, a drugie w Krakowie przy ul. Pilotów 2E. Charakteryzują nas: łączenie prawa i biznesu, nieszablonowe rozwiązania, dbałość o szczegóły, najwyższe standardy, staranność i szacunek dla naszych Klientów.

office@ziebapartners.com

www.ziebapartners.com

PRZECZYTAJ JESZCZE
REKLAMA

Kalendarz Wydarzeń / Koncertów / Imprez w Warszawie

kiedy
2020-02-28 19:00
miejsce
Teatr Palladium, Warszawa, ul....
wstęp biletowany
kiedy
2020-02-28 19:00
miejsce
Teatr Imka, Warszawa, M....
wstęp biletowany
kiedy
2020-02-28 19:00
miejsce
Chopin Point Warsaw, Warszawa,...
wstęp biletowany
kiedy
2020-02-28 19:00
miejsce
Resort Komedii, Warszawa, ul....
wstęp biletowany